Kamis, 11 Oktober 2012

Prenecanaan

Perencanaan

Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

A. Proses Perencanaan

Pengertian Perencanaan
Dalam proses manajemen, yang menjadi titik awalnya adalah perencanaan. Jadi perencanaan sebagai awal kita melakukan proses manajemen sebelum kita melakukan pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.
Menurut George R. Terry perencanaan adalah: “planning is the selecting and relating of fact and the making and using of assumption regarding the future in the visualization and formulating of proposed activities believed necessary to achieve desired result”.
Dalam pengertian tersebut bisa kita simpulkan antara lain:
  1. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus didasarkan pada fakta, data dan keterangan kongkret.
  2. Perencanaan merupakan suatu pekerjaan mental yang memerlukan pemikiran, imajinasi dan kesanggupan melihat ke masa yang akan datang.
  3. Perencanaan mengenai masa yang akan datang dan menyangkut tindakan-tindakan apa yang dapat dilakukan terhadap hambatan yang mengganggu kelancaran usaha.
Pada intinya perencanaan dibuat sebagai upaya untuk merumuskan apa yang sesungguhnya ingin dicapai oleh sebuah organisasi atau perusahaan serta bagaimana sesuatu yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan tertentu.

Empat Tahap Dasar Perencanaan

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini. 
Ø  Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan.
Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang  jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya  sumberdayanya secara tidak efektif. 

Ø  Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini. 
Pemahaman akan posisi perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik  yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi. 

Ø  Tahap 3 : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.

Ø  Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagaialternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional diturunkan dari perencanaan taktis, mempunyai fokus yang lebih sempit, jangka waktu yang lebih pendek (kurang dari 1 tahun) dan melibatkan manajemen tingkat bawah.

Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis merupakan rencana jangka panjang (lebih dari 5 tahun) untuk mencapai tujuan strategis. Fokus perencanaan ini adalah organisasi secara keseluruhan. Rencana strategis dapat dilihat sebagai rencana secara umum yang menggambarkan alokasi sumberdaya, prioritas, dan langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Tujuan strategis biasanya ditetapkan oleh manajemen puncak.



Faktor Waktu dan Perencanaan

Perencanaan  merupakan salah satu fungsi dari manajemen atau pengelolaan termasuk pengelolaan komunikasi, baik ditinjau dari segi proses, bentuk maupun komponen-komponen atau unsur-unsur.
Dari sudut proses, pengelolaan mencakup unsur-unsur dalam manajemen, baik secara lengkap maupun secara sederhana. Secara lengkap unsur-unsur tersebut terdiri dari penelitian pengembangan (litbang); perencanaan; pengorganisasian; pelaksanaan/ pengkomunikasian; monitoring/pengawasan; dan penilaian. Secara singkat unsur tersebut dikenal dengan POAC (Planning Organizing, Actuating dan Controlling). Setiap unsur harus mampu didefinisikan baik secara logis maupun akademis. Dari masing-masing definisi setiap unsur/komponen tidak boleh tumpang tindih. Proses pengelolaan, bisa berbentuk lingkaran (cycle) termasuk proses komunikasi.
Dari sudut objek, perencanaan memerlukan faktor-faktor untuk pelaksanaannya, yaitu man, money, material, dan method untuk mencapai tujuan.
Di samping faktor proses dan objek juga harus diperhatikan komponen-komponen dalam proses komunikasi, seperti komunikator, pesan, media, komunikan, efek, feed back, tujuan, dan lingkungan yang turut mempengaruhinya.
Konsep Dasar Perencanaan terutama yang menyangkut pengertian merupakan langkah yang strategis di dalam menguasai konsep-konsep serta indikator-indikator dari perencanaan itu sendiri.
Perencanaan merupakan proses karya yang berkesinambungan sampai pada tahap pelaksanaan dan bahkan sampai pada tahap evaluasi. Seorang perencana selalu berusaha mengorganisasikan sumber-sumber atau faktor-faktor, seperti orang, material, dana dalam proses pengerjaan suatu kegiatan. Perencanaan juga merupakan langkah kedua dalam pengelolaan kegiatan setelah mengidentifikasi masalah-masalah, baik dari hasil penelitian maupun dari pengumpulan data yang sederhana.
Kurangnya berfikir strategis dan tidak mantapnya perencanaan dalam kegiatan komunikasi akan menimbulkan kontroversi daripada memecahkan masalah. Dalam perencanaan, sering berkaitan dengan istilah goal dan objective di samping meliputi pendekatan-pendekatan dan strategi yang harus diadakan.
Proses perencanaan melibatkan berbagai unsur di antaranya menurut Harold Koontz adalah menentukan tujuan, menetapkan premis-premis serta mencari dan menyelidiki berbagai kemungkinan rangkaian tindakan yang diambil.
Dalam penilaian tiap-tiap kemungkinan yang diselidiki berdasarkan pertimbangan untung rugi serta faktor-faktor yang akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan. Harus disadari bahwa perencanaan banyak menghadapi faktor-faktor yang tidak pasti dan berubah-ubah sehingga penilaian terhadap kemungkinan tersebut sangat sulit untuk dilakukan.
Adapun unsur-unsur perencanaan adalah sebagai berikut:
  1. Tujuan.
  2. Policy.
  3. Prosedur.
  4. Progress (kemajuan).
  5. Program.
Fungsi dan manfaat perencanaan dalam dunia modern semakin mendapat tempat yang paling penting karena di samping nilai manfaat juga fungsinya pun semakin dirasakan. Manfaat dan fungsi perencanaan dapat disimpulkan, sebagai berikut:
  1. Perencanaan itu penting karena di dalamnya memuat garis-garis tujuan baik yang berjangka panjang ataupun pendek serta digariskan pula apa saja yang harus dilakukan agar tercapai tujuan-tujuan tersebut.
  2. Perencanaan berfungsi sebagai petunjuk (guide) bagi semua anggota organisasi.
  3. Perencanaan merupakan proses yang terus-menerus.
  4. Perencanaan berfungsi sebagai alat pengendali.
  5. Perencanaan yang baik menjamin penggunaan sumber-sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.
Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal yaitu :
1.      Waktu sangat diperlukan untuk melaksanaakan perencanaan efektif
2.      Waktu sering di perlukan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif,karena waktu diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3.      Jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencan harus dipertimbangkan.
Factor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki..ini tergantung sumber daya yang tersedia dan drajat ketetapan perencanaan manajemen.
Waktu perkiraan akan menjadi masukan penting sebagai teknik lainnya digunakan untuk mengatur struktur dan semua proyek. Menggunakan teknik estimasi waktu yang baik dapat mengurangi proyek-proyek besar ke sejumlah proyek-proyek kecil.

B. Penerapan Tujuan

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.
Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

C. Pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat dibuat manajer. Dalam proses perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan, dan siapa yang akan melaksanakna setiap tugas yang dibutuhkan. Seluruh proses peerenacanaan itu melibatkan manajer dalam serangkaian situasi pembuatan keputusan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektifitas rencana yang disusun.
Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. George P. Huber membedakan pembuatan keputusan dari pembuatan pilihan ( choice making) dan dari pemecahan masalah ( problem solving). Dipihak lain, banyak penulis dan manajer menggunakan istilah “pembuatan keputusan dan pemecahan masalah” sebagai istilah yang dapat dipertukarkan, dan dalam bab ini akan digunakan istilah pembuatan keputusan yang mencakup artian keduanya.

Pengertian Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan sangat penting dalam manajemen dan merupakan tugas utama dari seorang pemimpin (manajer). Pengambilan keputusan (decision making) diproses oleh pengambilan keputusan (decision maker) yang hasilnya keputusan (decision).
Defenisi-defenisi Pengambilan Keputusan Menurut Beberapa Ahli :

G. R. Terry
Pengambilan keputusan dapat didefenisikan sebagai “pemilihan alternatif kelakuan tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada”.

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel
Pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif-alternatif mengenai sesuatu cara bertindak—adalah inti dari perencanaan. Suatu rencana dapat dikatakan tidak ada, jika tidak ada keputusan suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat.

Theo Haiman
Inti dari semua perencanaan adalah pengambilan keputusan, suatu pemilihan cara bertindak. Dalam hubungan ini kita melihat keputusan sebagai suatu cara bertindak yang dipilih oleh manajer sebagai suatu yang paling efektif, berarti penempatan untuk mencapai sasaran dan pemecahan masalah.

Drs. H. Malayu S.P Hasibuan
Pengambilan keputusan adalah suatu proses penentuan keputusan yang terbaik dari sejumlah alternative untuk melakukan aktifitas-aktifitas pada masa yang akan datang.

Chester I. Barnard
Keputusan adalah perilaku organisasi, berintisari perilaku perorangan dan dalam gambaran proses keputusan ini secara relative dan dapat dikatakan bahwa pengertian tingkah laku organisasi lebih penting dari pada kepentingan perorangan.

Daftar Pustaka :
Link : (http://shintaemotion1.ngeblogs.com/faktor-waktu-dan-perencanaan/)
      Link : (http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan)
      Link : (http://pembuatan-keputusan.blogspot.com/)



Manajemen dan Lingkungan Eksterial

manajemen dan Lingkungan Eksternal

Definisi Lingkungan

Merupakan atas unsur-unsur diluar organisasi yang sebagian besar tak dapay dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan seorang manajer

Faktor-faktor Lingkungan Eksternal Mikro dan Makro

Lingkungan External Mikro
Hubungannya : Lingkungan yang paling dekat dengan organisasi dan berpengaruh secara langsung ke dalam suatu organisasi

Supplier                 è Penyediaan
Competitor            è Saingan
Custumer               è Langganan

·         Lembaga Pemerintah
Akan memberikan pengaruh secara langsung ke dalam organisasi
·         Lembaga Keuangan
Merupakan suatu Fatner dalam suatu perusahaan yang merupakan suatu sumber dana perusahaan

Lingkungan Ekternal Makro
Memberi pengaruh secara tidak langsung kepada suatu organisasi
    • Teknologi
Sangat berpengaruh kepada perkembangan teknologi cepat berkembang

    • Ekonomi
Dimana ekonomi ini akan membawa pengaruh pada suatu organisasi

    • Sosial Budaya
Dimana social budaya ini akan membawa pengaruh di dalam suatu organisasi
Misal :
-          Agama
-          Tradisi
-          Peraturan
-          Adat-istiadat dll

    • Politik dan Hukum
Dimana politik dan hokum ini dapat merupakan ancaman dan juga dapat berupa peluang yang dapat memberikan kemudahan dalam pengurusan prosedur-prosedur tertentu.



Tanggung Jawab Sosial Manajer

Artinya : bahwa managemen haris memperhatikan danpak social ekonomi dalam pembuatan suatu keputusan
Tanggung jawab manager ini merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan seorang manager karena aspek ini merupakan syarat utama berhasilnya suatu perumusan untuk jangka panjang. Dengan demikian manager harus dituntut mengimplementasikan etika perusahaan (The Etic of Managers)
Terutama hubungannya dengan langganan, karyawan, penemu teknologi, lembaga pendidikan, perusahaan lain, supplier, pemerintah dan masyarakat umum.
Etika pembinaan merupakan kewajiban seorang kepada masyarakat bagaimanapun juga etika seorang manager akan sangat mempengaruhi keputusan dan kegiatan organisasi tentunya, etika seorang manager harus berdasarkan kepada nilai atau sekandal moral yang dianggap baik dalam lingkungan suatu masyarakat.
Ada 5 (lima) faktor yang mempengaruhi keputusan pada masalah etika
1.   Hukum, Menurut hukum yang berlaku
2.   Peraturan Pemerintah
3.   Kode Etik industri dan perusahaan
4.   Tekanan-tekanan sosial
5.   Tegangan antara standar perorangan dengan organisasi


Evolusi Teori Manajemen

EVOLUSI TEORI MANAJEMEN
Arti Teori
Teori adalah kelompok yang koheren dari dalil umum yang digunakan sebagai

prinsip untuk menjelaskan berbagai kelas fenomena.
• Kelompok koheren adalah seperti suatu system efisien yang terdiri atas beberapa
bagian yang bekerja bersama-sama, dan teori adalah sistem efisinsi yang terdiri dari
kelompok yang koheren dari bagian tersebut yang saling bersesuaian dengan cara
yang logis.
• Prinsip adalah peraturan perilaku atau tindakan yang diterima secara umum.
• Penjelasan, tujuan penjelasan dalam bisnis adalah untuk menjelaskan berbagai
fenomena bisnis.
• Kelas fenomena berhubungan dengan berbagi bidang aktifitas khusus. Fenomena
dimaksudkan disini adalah manajemen dan teori.
Teori dalam Bisnis
Teori adalah studi tentang perilaku konsumen. Banyak usaha yang telah
difokuskan pada penerapan teori psikologi dan sosiologi untuk bidang bisnis.
Tujuan Mempelajari Teori
Teori memberikan pemahaman mengenai system bisnis yang kompleks kepada
manajer dengan lebih baik. Pemahaman ini mambantu manajer untuk melakukan
pekerjaan yang lebih baik pula.
Informasi dan Teori
Teori memberitahu manajer apa yang diharapkan. Sistem Informasi
memberitahu apa yang sedang terjadi. Jika kenyataan aktifitas berbeda dengan apa yang
diharapkan, maka teori diperbaiki. Selama jangka waktu tertentu manajer dapat
mengembangkan teori yang secara akurat meramalkan perilaku dalam system bisnis.
Anda dapat mengetahui cara system informasi manajer membantu untuk mengembangkan
teori.
A. TEORI MANAJEMEN KLASIK
Teori manajemen mencakup segala sesuatu yang berhubungan dengan tugas manajerial,
termasuk organisasi.
Frederik W. Taylor (bapak manajemen ilmiah) percaya bahwa dengan memaksimalkan
produktivitas akan memaksimalkan keuntungan perusahaan dan pendapatan bagi
karyawan. Dia menganjurkan menggunakan Standar Penampilan, yaitu pencapaian
tingkat produktivitas pekerja yang diharapkan.
• Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai oleh perusahaan atau unit organisasi (berupa
statemen yang luas dan umum)
• Standart adalah ukuran penampilan yang jika dipenuhi akan menghasilkan tujuan yang
dicanangkan (dinyatakan dalam kalimat yang jelas dan dapat diukur, sehingga tingkat
pencapaiannya dapat diukur)
Tiap manajer adalah mekanisme kontrol dari sistemnya. Manajer menjaga
penampilan sisem pada target yang berkenaan dengan tujuan, dengan membandingkan
penampilan terhadap standar. Konsep ini adalah kunci untuk memahami peranan CBIS
dalam pemecahan masalah.
Pengaruh tingkat manajemen pada fungsi manajemen, adalah:
• Manajer tingkat atas waktunya lebih banyak digunakan untuk perencanaan, manajer
tingkat rendah untuk pegaturan staf, pengarahan dan pengontrolan, sedangkan manajer
tingkat menengah untuk pengorganisasian.
• Berpengaruh terhadap aspek dasar CBIS, yaitu sumber data dan informasi dan cara
menampilkan informasi.
• Perlu informasi dari sumber yang berbeda, yaitu informasi lingkungan untuk manajer
puncak dan sumber internal untuk manajer tingkat bawah.
B. TEORI PERILAKU
Kontribusi studi perilaku ada dua kelompok, yatu memberikan penekanan pada
orang yang ada dalam pekerjaan dari pada jenis pekerjaan itu sendiri.
• Hawthorne merupakan bagian dari human relation movement (gerak-gerik hubungan
manusia), pertama memahami mengenai ornag yang bekerja dalam organisasi
• Kelompok system social, menghasilkan kumpulan materi organizational behaviour
(perilaku organisasi)
Reaksi berantai yang menghubungkan kebutuhan pekerja dengan perusahaan adalah:
1 . Mengetahui kebutuhan bekerja
2 . Memotivasi pekerja untuk melakukan pekerjaan demi tercapainya tujuan
perusahaan
3 . Kerja dijalankan
4 . Tercapainya tujuan perusahaan
TEORI KEPUTUSAN MANAJEMEN
Kelompok teori keputusan menekankan penggunaan teknik kuantitatif dalam pembuatan
keputusan.
Keputusan dibedakan menjadi (Herbert A.Simon):
• Keputusan terprogram dalah keputusan yang berulang-ulang dan rutin dan dapat
dijelaskan dalam prosedur
• Keputusan tidak terprogram adalah keputusan yang baru dan tak tersusun dan tidak ada
metode yang jelas untuk membuatnya
Model matematis untuk model bisnis adalah model EOQ (economic order
quantity),
TEORI KEMUNGKINAN DALAM MANAJEMEN
Kelompok pencetus teori percaya bahwa tak ada teori yang dapat berlaku
sepanjang waktu, dan bahwa keberhasilan tergantung pada situasi. Kelompok
ini dikenal sebagai kelompok kemungkinan atau situasi.
Menurut kelompok ini faktor penting yang mempengaruhi praktek manajemen
adalah dukungan manajer, terdiri :
• Lingkungan eksternal : ekonomi, politik, dan pengaruh social pada
perusahaan
• Lingkungan internal : batasan yang diakibatkan oleh sumber perusahaan.
CBIS dapat menyediakan informasi yang baik dan mempermudah
pengambilan keputusan yang tepat.
PERANAN MANAJERIAL MINTZBERG
Mintzberg, ada 10 peranan yang akan dapat dimasukkan dalam 3 katagori
yaitu :
PERANAN INTERPERSONAL
Katagori interpersonal meliputi figure pimpinan, dan penghubung. Figur
pimpinan terdiri dari tugas seremonial, seperti pemeriksaan fasilitas oleh
yang berwewenang. Sebagai pimpinan manajer memperoleh unit dengan
memperkerjakan dan mamberi tranning kepada staf, serta mamberi motivasi
dan dorangan. Peranan sebagai pendukung melakukan kontrak dengan
orang di luar unit milik manjer tersebut, kawan sejawat, dan yang lain dalam
lingkungan unit, dengan tujuan untuk turut serta dalam permasalahana bisnis.
PERANAN INFORMASIONAL
Katagori ini dianggap informasi sebagi unsur yang penting dalam kerja
manajenen. Sebagai pemonitor manajer harus selalu mencari informasi untuk
keperluan penampilan unit. Ketika manajer menerima informasi yang penting
dan akan menyebarkan kepada orang lain maka akan bertindak penyebar.
Manajer bertindak sebagai pembicara dengan mengemukakan informasi
kepada orang yang berada di luar unit, yaitu pimpinan dan orang lain dalam
lingkungan.
PERANAN DESISIONAL
Manajer adalah pembuat keputusan. Manajer harus bertindak sebagai
pengusaha, dengan mambuat perbaikan yang agak permanen terhadap unit.
Sebagai penghalau gangguan, manajer akan bereaksi terhadap kejadian yang
tidak bisa diantisipasi, seperti devaluasi dollar. Sebagai pengalokasi sumber,
manajer mengontrol penggunaan dana dalam unit, dengan menentukan bagian
mana yang harus mendapatkan sumber itu terlebih dahulu. Manajer sebagai
penegosiasi, dengan menyelesaikan perselisihan yang ada dalam unit ataupun
antara unit dan lingkungan.
SARAN UNTUK SPESIALIS INFORMASI
Mintzberg memberikan 3 saran kepada para spesialis informasi yaitu :
• Jangan mempelajari informasi yang dibutuhkan oleh manajer dengan
hanya menanyakan. Pelajari dengan mengamati manajer, mengetahui
berapa banyak waktu yang digunakannya, dengan siapa ia bekerja dan
dimana ia bekarja.
Coba dapatkan sebanyak mungkin pengetahuan manajer dalam
menyimpan komputer bila mungkin. Hal ini akan meminimalkan
hilangnya informasi yang disebabkan oleh kerusakan dan akan
memudahkan penyebarannya ke yang lain. Saran ini khusus pada
perancang expert system.
Cobalah untuk mengembangkan system formal yang meliputi lebih
banyak lagi informasi-informasi yang dikehendaki manajer. Saran ini
khusus untuk perancang system otomatisasi kantor.
KEGUNAAN TEORI MANAJEMEN TERHADAP MANAJEMEN INFORMASI
CBIS dimaksudkan untuk mambantu dalam pengelolaan. Namun demikian,
specialis informasi tidak boleh dibebankan semua tanggung jawab kepada
manajer. Ketrampilan manajemen dasar harus digunakan untuk pelaksanaan
CBIS.
TEORI ORGANISASI
Teori organisasi berkenaan dengan penyusunan dan penggabungan sumber
perusahaan. Diagram organisasi yaitu diagram yang menunjukkan jajaran
horizontal dan vertikal dari personil dalam organisasi. Teori organisasi telah
berkembang melalui beberapa pengelompokan yaitu pertama kelompok klasik,
diikuti dengan kelompok perilaku dan kemudian kelompok kemungkinan.
TEORI ORGANISASI KLASIK
Taylor dan kelompok manajemen ilmiahnya menekanakan pada pelaksanaan
operasi internal sebagai sesuatu yang efisien, rasional dan dapat diramalkan
sedapat mungkin.
Henry Fayol menentukan sejumlah prinsip organisasi, yang memberikan
pedoman untuk menetapkan susunan organisasi yang tepat.
Kita telah memilih beberapa prinsip tersebut, serta telah kita terapkan dalam
perusahaan sebagai sistem dan kita bahas dalam istilah system.
C. TEORI KUANTITATIF
ditandai dengan berkembangnya team-team riset operasi dalam pemecahan masalah-
masalah industri yang didasarkan atas suksesnya team riset operasi Inggris.
Langkah-langkah pendekatan management science:
a . Perumusan masalah
b . Penyusunan suatu model sistemastis
c . Mendapatkan penyelesaian dari model
d . Pengujian model dan hasil yang didapatkan dari model
e . Penerapan pengawasan atas hasil-hasil
f. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan implementasi
D . EVOLUSI TEORI MANAJEMEN
Ada lima kemungkinan arah perkembangan teori manajemen di masa mendatang
1. Dominan
Salah satu dari aliran utama dapat muncul sebagai yang paling berguna
2 . Divergence
Setiap aliran berkembang melalui jalurnya sendiri
3 . Convergence
Aliran-aliran dapat menjadi sepaham dengan batasan-batasan diantara mereka
cenderung kabur
4 . Sintesa
Masing-masing aliran berintegrasi
5 . Proliferation
Akhirnya ada kemungkinan muncul lebih banyak aliran lagi
1.4. MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL
A. FAKTOR-FAKTOR LINGKUNGAN EKSTERNAL MIKRO DAN MAKRO
• Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur di luar organisasi, yang sebagian
besar tak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh
manajer
1. LINGKUNGAN EKSTERNAL MIKRO
Lingkungan eksternal mikro terdiri dari:
• para pesaing (competitors)
organisasi mengetahui posisi persaingannya, sehingga mampu mengoptimalkan
operasi-operasinya
• Langganan (customer)
Untuk mengantisipasi
perubahan perilaku pasar atau langganan dan
mengarahkan pengalokasian sumber dayanya sesuai kebutuhan dan keinginan
langganan
• Pasar tenaga kerja (labor supply)
Faktor yang paling berpengaruh adalah:reputasi perusahaan di mata angkatan
kerja, tingkat pertumbuhan angkatan kerja dan tersedianya tenaga kerja susuai
persyaratan yang dibutuhkan
• Lembaga-lembaga keuangan
Jangka pendek untuk biaya operasi, sedangkan jangka panjang untuk fasilitas dan
peralatan baru
• Para penyelia (suppliers)
Harus selalu dinilai kualitas dan kuantitas dari penyedia, sehingga dapat
disesuaikan dengan karakteristik yang diinginkan perusahaan
• Perwakilan pemerintah
Peraturannya harus dipatuhi organisasi dalam operasinya, prosedur perijinan dan
pembatasan lain untuk melindungi masyarakat
2. LINGKUNGAN EKSTERNAL MAKRO
Lingkungan eksternal makro mencakup:
• Perkembangan Teknologi
Teknologi berperan dalam penentuan produk dan jasa yang diproduksi, peralatan
yang digunakan dan bagaimana operasi akan dikelola
• Variabel-variabel ekonomi
Perlu dilakukan peramalan ekonomi dan antisipasi perubahan harga
• Lingkungan Sosial-Kebudayaan
Mencakup kepercayaan,nilai,sikap,pandangan serta pola kehidupan yang
dibentuk tradisi, pendidikan, kelompok ethnis,ekologi,demografis,serta agama
dan kepercayaan dari masyarakat
Variabel-variabel Politik-hukum
Pemerintah memainkan peranan sekaligus sebagai pencipta kesempatan, pemberi
perlindungan, dan penetapan batasan
Dimensi Internasional
Kekuatan Internasional berpengaruh melalui perkembangan politik
dunia,ketergantungan ekonomi,penularan nilai-nilai dan sikap hidup serta transfer
teknologi
B. TANGGUNG JAWAB SOSIAL MANAJER
• Berarti bahwa manjemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi
didalam pembuatan keputusannya.
• Ada 5 faktor yang mempengaruhi keputusan-keputusan pada masalah etika,
yaitu:
1 . Hukum
2 . Peraturan-peraturan pemerintah
3 . Kode etik industri dan perusahaan
4 . Tekanan-tekanan sosial
5 . Tegangan antara standar perorangan dan kebutuhan organisasi

Sumber : http://www.linkpdf.com/ebook-viewer.php?url=http://203.130.231.110/handouts/S1_Sistem%20Informasi/SIM/SIM%20A.doc
Sumber : http://brandhoz.wordpress.com/2010/09/30/evolusi-teori-manajemen/

manajemen dan manajer

Manajemen dan Manajer

Tingkatan Manajemen


1.        Manajer pada tingkat tertinggi hirarki organisasi , seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan. Menetaplan arah kebijaksanaan, membuat rencana dan sasaran jangka panjang, merumuskan strategi, menyusun prosedur operasional organisasi secara umum, serta menetapkan pedoman interaksi organisasi dengan lingkungannya. Jadi, manajer tingkat atas memerlukan informasi berupa ringkasan dari seluruh transaksi yang terjadi dalam periode waktu tertentu. Informasi dapat disajikan dalam bentuk tabel atau grafik, yang penting berupa informasi global dari seluruh transaksi yang terjadi.
2.        Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi, berada pada tingkat pengendalian manajemen. Bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan departementalisasi, wilayah, produk atau divisi. Merumuskan rencana dan sasaran operasional jangka menengah, merumuskan strategi, menyusun prosedur, melakukan pengendalian dan membuat keputusan operasional berdasarkan lingkup tanggung jawabnya. Jadi, manajer tingkat menengah memerlukan informasi berdasarkan divisinya. Khusus untuk departemen persedian barang, majer membutuhkan informasi rinci tentang produk yang laris, sehingga dapat dibuat perencanaan yang matang untuk menjamin persedian produk tersebut.
3.        Manajer tingkat bawah, mencakup kepala departemen, supervisor, pimpinan proyek, berada pada manajen tingkat pengendalian operasional. Bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional, membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijakan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan, serta mengendalikan transaksi harian. Jadi manajer tingkat ini membutuhkan informasi rinci dari pergerakan setiap transaksi agar dapat melakukan control terhadap proses tersebut.


Fungsi Manajemen


Fungsi manajemen dapat diartikan sebagai tugas karakteristik yang harus dilakukan oleh manajer dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan, atau dapat dikatakan pula, fungsi manajemen adalah fungsi yang harus dilakukan dalam bidang manajemen.
Ada beberapa macam pencapat dari pada ahli manajemen tentang fungsi manajemen atara lain sebagai berikut :
Menurut Henry Puyol (1997: 9) fungsi manajemen yaitu Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Commanding (pemberian perintah), Coordinating (Pengkoodinasian), Controlling (pengawasan).
Sedangkan menurut Harold Koontz dan Cyrill O’Donnel (1997: 99) fungsi manajemen yaitu a. Planning (perencanaan), b. Organizing (Pengorganisasian), c. Staffing (Pengisian jabatan), d. Directing (pengarahan), e. Controlling (pengawasan).
Adapun menurut G.R Terry (1997: 99) Fungsi manajemen yaitu : a. Planning (perencanaan), b. Organizing (Pengorganisasian), c. Actuating (penggerakan), d. Coordinating (pengkoordinasian), e. Controlling (pengawasan).
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukan para ahli manajemen tersebut, dapat disimpulkan bahwa ada lima fungsi manajemen sebagai berikut :
  1. Perencanaan
    Perencanaan merupakan pemikiran awal tentang langkah-langkah yang akan dilakukan agar mencapai perusahaan-perusahaan. Rencana-rencana ini dibutuhkan untuk memberikan dasar kepada perusahaan tentang tujuan-tujuan dan menetapkan prosedur yang terbaik untuk mencapai tujuan tersebut.
  2. Pengorganisasian
    Pengorganisasian adalah usaha yang dilakukan untuk dapat menciptakan hubungan kerja antar personal dalam organisasi . perusahaan agar mereka dapat bekerja secara efisien untuk mencapai tujuan organisasi / perusahaan
  3. Pengisian Jabatan
    Pengisian jabatan (staffing) adalah fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan serta orientasi pada karyawan di lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
  4. Pengarahan
    Pengarahan merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberikan pengarahan, bimbingan dan perintah kepada bawahan (karyawan) untuk melakukan pekerjaan seperti yang dikehendaki.
  5. Pengawasan
    Pengawasan adalah kegiatan menemukan dan menerapkan cara / peralatan guna mengetahui bahwa rencana yang telah dilaksanakan sesuai dengan yang ditetapkan.

 

Keterampilan manajer

Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya.
Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
  1. Keterampilan konseptual (conceptional skill)
    Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.
  2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
    Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
  3. Keterampilan teknis (technical skill)
    Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.
Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:[5]
  1. Keterampilan manajemen waktu
    Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.
  2. Keterampilan membuat keputusan
    Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Pengertian Manajemen


Kata Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia. Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
Banyak kesulitan yang terjadi dalam melacak sejarah manajemen. Namun diketahui bahwa ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa mempedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.
Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.
Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan di sana. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi modern saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal dan pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan (assembly line) yang dikembangkan oleh Hanry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan tersebut, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.
Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang—masing-masing melakukan pekerjaan khusus—perusahaan peniti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan (1) meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, (2) menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan (3) menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.
Peristiwa penting kedua yang mempengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.
Di awal abad ke-20, seorang industriawan Perancis bernama Henry Fayol mengajukan gagasan lima fungsi utama manajemen: merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan. Gagasan Fayol itu kemudian mulai digunakan sebagai kerangka kerja buku ajar ilmu manajemen pada pertengahan tahun 1950, dan terus berlangsung hingga sekarang.
Sumbangan penting lainnya datang dari ahli sosilogi Jerman Max Weber. Weber menggambarkan suatu tipe ideal organisasi yang disebut sebagai birokrasi—bentuk organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarki yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan sejumlah hubungan yang impersonal. Namun, Weber menyadari bahwa bentuk “birokrasi yang ideal” itu tidak ada dalam realita. Dia menggambarkan tipe organisasi tersebut dengan maksud menjadikannya sebagai landasan untuk berteori tentang bagaimana pekerjaan dapat dilakukan dalam kelompok besar. Teorinya tersebut menjadi contoh desain struktural bagi banyak organisasi besar sekarang ini.
Perkembangan selanjutnya terjadi pada tahun 1940-an ketika Patrick Blackett melahirlkan ilmu riset operasi, yang merupakan kombinasi dari teori statistika dengan teori mikroekonomi. Riset operasi, sering dikenal dengan “Sains Manajemen”, mencoba pendekatan sains untuk menyelesaikan masalah dalam manajemen, khususnya di bidang logistik dan operasi. Pada tahun 1946, Peter F. Drucker—sering disebut sebagai Bapak Ilmu Manajemen—menerbitkan salah satu buku paling awal tentang manajemen terapan: “Konsep Korporasi” (Concept of the Corporation). Buku ini muncul atas ide Alfred Sloan (chairman dari General Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.

source by :  http://fardiansyah7fold.wordpress.com/11/