Pada tahap ini pengirim pesan membuat kode atau simbol sehingga pesannya
dapat dipahami oleh orang lain. Biasanya seorang manajer menyampaikan
pesan dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan, (tangan, kepala,
mata dan bagian muka lainnya). Tujuan penyampaian pesan adalah untuk
mengajak, membujuk, mengubah sikap, perilaku atau menunjukkan arah
tertentu.
3. Media/penghubung
Adalah alat untuk penyampaian pesan seperti ; TV, radio surat kabar,
papan pengumuman, telepon dan lainnya. Pemilihan media ini dapat
dipengaruhi oleh isi pesan yang akan disampaikan, jumlah penerima pesan,
situasi dsb.
4. Mengartikan kode/isyarat
Setelah pesan diterima melalui indera (telinga, mata dan seterusnya)
maka si penerima pesan harus dapat mengartikan simbul/kode dari pesan
tersebut, sehingga dapat dimengerti /dipahaminya.
5. Penerima pesan
Penerima pesan adalah orang yang dapat memahami pesan dari sipengirim
meskipun dalam bentuk code/isyarat tanpa mengurangi arti pesan yang
dimaksud oleh pengirim
6. Balikan (feedback)
Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima
pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa balikan seorang
pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap sipenerima pesan
Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui
apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat.
Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan
penerima pesan. Balikan yang disampaikan oleh penerima pesan pada
umumnya merupakan balikan langsung yang mengandung pemahaman atas pesan
tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan dilaksanakan atau
tidak
Balikan yang diberikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi
balikan terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi balikan
menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang
diterimanya. Balikan bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang
dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan
kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat
memperjelas persepsi.
7. Gangguan
Gangguan bukan merupakan bagian dari
proses komunikasi akan
tetapi mempunyai pengaruh dalam proses komunikasi, karena pada setiap
situasi hampir selalu ada hal yang mengganggu kita. Gangguan adalah hal
yang merintangi atau menghambat komunikasi sehingga penerima salah
menafsirkan pesan yang diterimanya.
C. Saluran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi adalah sebuah tindakan untuk berbagi informasi, gagasan atau
pun pendapat dari setiap partisipan komunikasi yang terlibat didalamnya
guna mencapai kesamaan makna. Tindak komunikasi tersebut dapat dilakukan
dalam berbagai konteks. Konteks komunikasi yang telah dibahas pada
modul-modul sebelumnya adalah komunikasi antarpribadi (interpersonal
Communication) dan komunikasi kelompok.Konteks komunikasi selanjutnya
yang akan kita bahas adalah komunikasi organisasi.
Tindak komunikasi dalam suatu organisasi berkaitan dengan pemahaman
mengenai peristiwa komunikasi yang terjadi didalamnya, seperti apakah
instruksi pimpinan sudah dilaksanakan dengan benar oleh karyawan atau
pun bagaimana karyawan/bawahan mencoba menyampaikan keluhan kepada
atasan, memungkinkan tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat
tercapai sesuai dengan hasil yang diharapkan. Ini hanya satu contoh
sederhana untuk memperlihatkan bahwa komunikasi merupakan aspek penting
dalam suatu organisasi, baik organisasi yang mencari keuntungan ekonomi
maupun organisasi yang bersifat sosial kemasyarakatan.
Pengertian komunikasi Organisasi
Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan
terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi, yaitu
komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin
“communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama.
Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna,
“commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita
mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan
lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah kita seringkali
mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan ada tiga model dalam komunikasi:
1. model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini
komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang
diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya
bersifat monolog.
2. model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang
pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik.
Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana
setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat
bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai
komunikan.
3. model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya
dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang
atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah
komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.
Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi
merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu
hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang
ditetapkan. Dari batasan tersebut dapat digambarkan bahwa dalam suatu
organisasi mensyaratkan:
adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua
individu dalam organisasi tersebut memiliki perbedaan posisi yang jelas,
seperti pimpinan, staf pimpinan dan karyawan.
adanya pembagian kerja, dalam arti setiap orang dalam sebuah institusi
baik yang komersial mau pun sosial, memiliki satu bidang pekerjaan yang
menjadi tanggungjawabnya.
Dengan landasan konsep-konsep komunikasi dan organisasi sebagaimana yang
telah diuraikan, maka kita dapat memberi batasan tentang komunikasi
organisasi secara sederhana, yaitu komunikasi antarmanusia (human
communication) yang terjadi dalam kontek organisasi. Atau dengan
meminjam definisi dari Goldhaber, komunikasi organisasi diberi batasan
sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling
bergabung satu sama lain (the flow of messages within a network of
interdependent relationships).
Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam
organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal.
Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang
sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding
Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari
kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:
1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika
orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada
bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan
(subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi
dari bawah ke atas ini adalah:
a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di
antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
a) Memperbaiki koordinasi tugas
b) Upaya pemecahan masalah
c) Saling berbagi informasi
d) Upaya pemecahan konflik
e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
Proses Komunikasi
Dalam dataran teoritis, paling tidak kita mengenal atau memahami komunikasi dari dua perspektif, yaitu:
Perspektif kognitif. Komunikasi menurut Colin Cherry, yang mewakili
perspektif kognitif adalah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk
mencapai kesamaan makna atau berbagi informasi tentang satu objek atau
kejadian. Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu
partisipan kepada partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau
lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat,
receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender,
oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi.
Perspektif perilaku. Menurut BF. Skinner dari perspektif perilaku
memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana
sender berusaha mendapatkan satu efek yang dikehendakinya pada receiver.
Masih dalam perspektif perilaku, FEX Dance menegaskan bahwa komunikasi
adalah adanya satu respons melalui lambang-lambang verbal di mana simbol
verbal tersebut bertindak sebagai stimuli untuk memperoleh respons.
Kedua pengertian komunikasi yang disebut terakhir, mengacu pada hubungan
stimulus respons antara sender dan receiver.
Setelah kita memahami pengertian komunikasi dari dua perspektif yang
berbeda, kita mencoba melihat proses komunikasi dalam suatu organisasi.
Menurut Jerry W. Koehler dan kawan-kawan, bagi suatu organisasi,
perspektif perilaku dipandang lebih praktis karena komunikasi dalam
organisasi bertujuan untuk mempengaruhi penerima (receiver). Satu
respons khusus diharapkan oleh pengirim pesan (sender) dari setiap pesan
yang disampaikannya. Ketika satu pesan mempunyai efek yang dikehendaki,
bukan suatu persoalan apakah informasi yang disampaikan tersebut
merupakan tindak berbagi informasi atau tidak.
Sekarang kita mencoba memahami proses komunikasi antarmanusia yang disajikan dalam suatu model berikut:
Proses komunikasi diawali oleh sumber (source) baik individu ataupun
kelompok yang berusaha berkomunikasi dengan individu atau kelompok lain,
sebagai berikut:
Langkah pertama yang dilakukan sumber adalah ideation yaitu penciptaan
satu gagasan atau pemilihan seperangkat informasi untuk dikomunikasikan.
Ideation ini merupakan landasan bagi suatu pesan yang akan disampaikan.
Langkah kedua dalam penciptaan suatu pesan adalah encoding, yaitu sumber
menerjemahkan informasi atau gagasan dalam wujud kata-kaya, tanda-tanda
atau lambang-lambang yang disengaja untuk menyampaikan informasi dan
diharapkan mempunyai efek terhadap orang lain. Pesan atau message adalah
alat-alat di mana sumber mengekspresikan gagasannya dalam bentuk bahasa
lisan, bahasa tulisan ataupun perilaku nonverbal seperti bahasa
isyarat, ekspresi wajah atau gambar-gambar.
Langkah ketiga dalam proses komunikasi adalah penyampaian pesan yang
telah disandi (encode). Sumber menyampaikan pesan kepada penerima dengan
cara berbicara, enulis, menggambar ataupun melalui suatu tindakan
tertentu. Pada langkah ketiga ini, kita mengenal istilah channel atau
saluran, yaitu alat-alat untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran untuk
komunikasi lisan adalah komunikasi tatap muka, radio dan telepon.
Sedangkan saluran untuk komunikasi tertulis meliputi setiap materi yang
tertulis ataupun sebuah media yang dapat mereproduksi kata-kata tertulis
seperti: televisi, kaset, video atau ohp (overheadprojector). Sumber
berusaha untuk mebebaskan saluran komunikasi dari gangguan ataupun
hambatan, sehingga pesan dapat sampai kepada penerima seperti yang
dikehendaki.
Langkah keempat, perhatian dialihkan kepada penerima pesan. Jika pesan
itu bersifat lisan, maka penerima perlu menjadi seorang pendengar yang
baik, karena jika penerima tidak mendengar, pesan tersebut akan hilang.
Dalam proses ini, penerima melakukan decoding, yaitu memberikan
penafsiran interpretasi terhadap pesan yang disampaikan kepadanya.
Pemahaman (understanding) merupakan kunci untuk melakukan decoding dan
hanya terjadi dalam pikiran penerima. Akhirnya penerimalah yang akan
menentukan bagaimana memahami suatu pesan dan bagaimana pula memberikan
respons terhadap pesan tersebut.
Proses terakhir dalam proses komunikasi adalah feedback atau umpan balik
yang memungkinkan sumber mempertimbangkan kembali pesan yang telah
disampaikannya kepada penerima. Respons atau umpan balik dari penerima
terhadap pesan yang disampaikan sumber dapat berwujud kata-kata ataupun
tindakan-tindakan tertentu. Penerima bisa mengabaikan pesan tersebut
ataupun menyimpannya. Umpan balik inilah yang dapat dijadikan landasan
untuk mengevaluasi efektivitas komunikasi.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan
empat fungsi, yaitu:
1. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi
(information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih
baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya
dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam
suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan
informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial
dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku
dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal
yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka
yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk
memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi
kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority)
supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun
demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung
pada:
keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah
kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi
kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi
tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan
ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya
daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara
sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar
dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua
saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi
tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga
saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama
masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Memahami Komunikasi dalam Organisasi
Persoalan-persoalan mengenai gaya komunikasi, pengeruh kekuasaan dalam
organisasi dan upaya memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam
organisasi, merupakan bahan-bahan yang akan dibahas dalam kegiatan
belajar 2 berikut.
Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan
kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu
organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan
gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan
mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam
tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan
berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan
bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam
organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak
kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk
melaksanakan tugas tersebut.
Gaya Komunikasi
Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat
perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu
situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are
used in a given situation).
Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku
komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu
dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi
yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan
harapan dari penerima (receiver).
Ada enam gaya komunikasi yang akan kita bahas dalam kegiatan belajar 2 ini, yaitu:
The controlling style
Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai dengan adanya
satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur
perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan
gaya komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau
one-way communications.
Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication ini, lebih
memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka
untuk berharap pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan
perhatian untuk berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan
dan perhatian pada umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback
tersebut digunakan untuk kepentingan pribadi mereka. Para komunikator
satu arah tersebut tidak khawatir dengan pandangan negatif orang lain,
tetapi justru berusaha menggunakan kewenangan dan kekuasaan untuk
memaksa orang lain mematuhi pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini, tidak berusaha
‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada usaha
menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling
style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain
supaya bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam
bentuk kritik. Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat
mengendalikan ini, tidak jarang bernada negatif sehingga menyebabkan
orang lain memberi respons atau tanggapan yang negatif pula.
The equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan. The
equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus
penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat
dua arah (two-way traffic of communication).
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan secara terbuka.
Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan ataupun
pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana
yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai
kesepakatan dan pengertian bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna kesamaan ini,
adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi serta
kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam
konteks pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian
style ini akan memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebaba
gaya ini efektif dalam memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam
situasi untuk mengambil keputusan terhadap suatu permasalahan yang
kompleks. Gaya komunikasi ini pula yang menjamin berlangsungnya tindak
berbagi informasi di antara para anggota dalam suatu organisasi.
The structuring style
Gaya komunikasi yang berstruktur ini, memanfaatkan pesan-pesan verbal
secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus
dilaksanakan, penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi.
Pengirim pesan (sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk
mempengaruhi orang lain dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan
organisasi, jadwal kerja, aturan dan prosedur yang berlaku dalam
organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of Ohio State
University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang
mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill
dan Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang
efisien adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal
guna lebih memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan
memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang muncul.
The dynamic style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan agresif, karena
pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan pekerjaannya
berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of
communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun
supervisor yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah mestimulasi atau
merangsang pekerja/karyawan untuk bekerja dengan lebih cepat dan lebih
baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam mengatasi
persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan bahwa
karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi
masalah yang kritis tersebut.
The relinguishing style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk menerima saran,
pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk memberi
perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi
perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika pengirim pesan
atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang berpengetahuan
luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung jawab atas
semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
The withdrawal style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya tindak
komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai
gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa
persoalan ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang
tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang mengatakan: “Saya
tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini bermakna
bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga
mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan
orang lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks
komunikasi organisasi.
Gambaran umum yang diperoleh dari uraian di atas adalah bahwa the
equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang
ideal. Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan
relinguishing dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek
yang bermanfaat bagi organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir:
controlling dan withdrawal mempunyai kecenderungan menghalangi
berlangsungnya interaksi yang bermanfaat dan produktif.
Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan
empat fungsi, yaitu:
1. Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi
(information-processing system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu
organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih
baik dan tepat waktu.
Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat
melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya
dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam
suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan
informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial
dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku
dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal
yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka
yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang
disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk
memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi
kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority)
supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. Namun
demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung
pada:
keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah
kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi
kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi
tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
3. Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan
selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan
ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya
daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara
sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar
dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan
kewenangannya.
4. Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua
saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi
tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga
saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama
masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
E. Hambatan Komunikasi
HAMBATAN FISIK DALAM PROSES KOMUNIKASI
Merupakan jenis hambatan berupa fisik, misalnya cacat pendengaran (tuna
rungu), tuna netra, tuna wicara. Maka dalam hal ini baik komunikator
maupun komunikan harus saling berkomunikasi secara maksimal. Bantuan
panca indera juga berperan penting dalam komunikasi ini.
Contoh: Apabila terdapat seorang perawat dengan pasien berusia lanjut.
Dalam hal ini maka perawat harus bersikap lembut dan sopan tapi bukan
berarti tidak pada pasien lain. Perawat harus lebih memaksimalkan volume
suaranya apabila ia berbicara pada pasien tuna rungu. Begitu pula
halnya dengan si pasien. Apabila si pasien menderita tuna wicara maka
sebaiknya ia mengoptimalkan panca inderanya (misal: gerakan tangan,
gerakan mulut) agar si komunikan bisa menangkap apa yang ia ucapkan.
Atau si pasien tuna wicara isa membawa rekan untuk menerjemahkan pada si
komunikan apa yang sebetulnya ia ucapkan.
HAMBATAN SEMANTIK DALAM PROSES KOMUNIKASI
Semantik adalah pengetahuan tentang pengertian atau makna kata
(denotatif). Jadi hambatan semantik adalah hambatan mengenai bahasa,
baik bahasa yang digunakan oleh komunikator, maupun komunikan.
Hambatan semantik dibagi menjadi 3, diantaranya:
Salah pengucapan kata atau istilah karena terlalu cepat berbicara.
contoh: partisipasi menjadi partisisapi
Adanya perbedaan makna dan pengertian pada kata-kata yang pengucapannya sama
Contoh: bujang (Sunda: sudah; Sumatera: anak laki-laki)
Adanya pengertian konotatif
Contoh: secara denotative, semua setuju bahwa anjing adalah binatang
berbulu, berkaki empat. Sedangkan secara konotatif, banyak orang
menganggap anjing sebagai binatang piaraan yang setia, bersahabat dan
panjang ingatan.
Jadi apabila ini disampaikan secara denotatif sedangkan komunikan menangkap secara konotatif maka komunikasi kita gagal.
HAMBATAN PSIKOLOGIS DALAM PROSES KOMUNIKASI
Disebut sebagai hambatan psikologis karena hambatan-hambatan tersebut merupakan unsur-unsur dari kegiatan psikis manusia.
Hambatan psikologi dibagi menjadi 4 :
Perbedaan kepentingan atau interest
Kepentingan atau interst akan membuat seseorang selektif dalam
menganggapi atau menghayati pesan. Orang hanya akan memperhatikan
perangsang (stimulus) yang ada hubungannya dengan kepentingannya.
Effendi (1981: 43) mengemukakan secara gamblang bahwa apabila kita
tersesat dalam hutan dan beberapa hari tak menemui makanan sedikitpun,
maka kita akan lebih memperhatikan perangsang-perangsang yang mungkin
dapat dimakan daripada yang lain. Andaikata dalam situasi demikian kita
dihadapkan pada pilihan antara makanan dan sekantong berlian, maka
pastilah kita akan meilih makanan. Berlian baru akan diperhatikan
kemudian. Lebih jauh Effendi mengemukakan, kepentingan bukan hanya
mempengaruhi kita saja tetapi juga menentukan daya tanggap, perasaan,
pikiran dan tingkah laku kita.
Sebagaimana telah dibahas sebelumnya, komunikan pada komunikasi massa
bersifat heterogen. Heterogenitas itu meliputi perbedaan usia, jenis
kelamin, pendidikan, pekerjaan yang keseluruhannya akan menimbulkan
adanya perbedaan kepentingan. Kepentingan atau interest komunikan dalam
suatu kegiatan komunikasi sangat ditentukan oleh manfaat atau kegunaan
pesan komunikasi itu bagi dirinya. Dengan demikian, komunikan melakukan
seleksi terhadap pesan yang diterimanya.
Kondisi komunikan seperti ini perlu dipahami oleh seorang komunikator.
Masalahnya, apabila komunikator ingin agar pesannya dapat diterima dan
dianggap penting oleh komunikan, maka komunikator harus berusaha
menyusun pesannya sedemikian rupa agar menimbulkan ketertarikan dari
komunikan.
Prasangka
Menurut Sears, prasangka berkaitan dengan persepsi orang tentang
seseorang atau kelompok lain, dan sikap serta perilakunya terhadap
mereka. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai prasangka, maka
sebaiknya kita bahas terlebih dahulu pengertian persepsi.
Persepsi adalah pengalaman objek pribadi, peristiwa faktor dari hambatan : personal dan situasional.
Untuk mengatasi hambatan komunikasi yang berupa prasangka pada
komunikan, maka komunikator yang akan menyampaikan pesan melalui media
massa sebaiknya komunikator yang netral, dalam arti ia bukan orang
controversial, reputasinya baik artinya ia tidak pernah terlibat dalam
suatu peristiwa yang telah membuat luka hati komunikan. Dengan kata lain
komunikator itu harus acceptable. Disamping itu memiliki kredibilitas
yang tinggi karena kemampuan dan keahliannya.
Stereotip
Adalah gambaran atau tanggapan mengenai sifat atau watak bersifat
negative (Gerungan,1983:169). Jadi stereotip itu terbentuk pada dirinya
berdasarkan keterangan-keterangan yang kurang lengkap dan subjektif.
Contoh: Orang Batak itu berwatak keras sedangkan orang Jawa itu berwatak lembut.
Seandainya dalam proses komunikasi massa ada komunikan yang memiliki
stereotip tertentu pada komunikatornya, maka dapat dipastikan pesan
apapun tidak dapat diterima oleh komunikan.
Motivasi
Merupakan suatu pengertian yang melingkupi semua penggerak,
alasan-alasan atau dorongan-dorongan dalam diri manusia yang menyebabkan
manusia berbuat sesuatu (Gerungan 1983:142).
Motif adalah sesuatu yang mendasari motivasi karena motif memberi tujuan
dan arah pada tingkah laku manusia. Tanggapan seseorang terhadap pesan
komunikasi pun berbeda sesuai dengan jenis motifnya.
Motif dibagi menjadi 2 macam, yaitu:
Motif Tunggal
Contoh: Motif seseorang menonton acara “Seputar Indonesia” yang disiarkan RCTI adalah untuk memperoleh informasi.
Motif Bergabung
Contoh: (kasus yang sama dengan motif tunggal) tetapi bagi orang lain
motif menonton televisi adalah untuk memperolh informasi sekaligus
mengisi waktu luang.
UPAYA-UPAYA DALAM MENGATASI HAMBATAN BERKOMUNIKASI
Untuk mengetahui hambatan tersebut dapat ditanggulangi dengan cara sebagai berikut :
Mengecek arti atau maksud yang disampaikan
Bertanya lebih lanjut pada si komunikan apakah ia sudah mengerti apa yang si komunikator bicarakan.
Contoh: Perawat bertanya pada pasien “Apakah sudah mengerti, Pak?”
Meminta penjelasan lebih lanjut
Sama halnya dengan poin pertama hanya saja disini si komunikator lebih
aktif berbicara untuk memastikan apakah ada hal lain yang perlu
ditanyakan lagi.
Contoh: “Apa ada hal lain yang kurang jelas, Bu?”
Mengecek umpan balik atau hasil
Memancing kembali si komunikator dengan mengajukan pertanyaan mengenai hal atau pesan yang telah disampaikan kepada komunikan.
Contoh: “Tadi obatnya sudah diminum , Pak?” Sebelumnya si komunikator telah berpesan pada komunikan untuk meminum obat.
Mengulangi pesan yang disampaikan memperkuat dengan bahasa isyarat
Contoh: “Obatnya diminum 3 kali sehari ya” sambil menggerakkan tangan.
Mengakrabkan antara pengirim dan penerima
Dalam hal ini komunikator lebih mendekatkan diri dengan berbincang
mengenai hal-hal yang menyangkut keluarga, keadaannya saat ini (keluhan
tentang penyakitnya).
Membuat pesan secara singkat, jelas dan tepat
Si komunikator sebaiknya menyampaikan hanya hal-hal yang berhubungan
pasien (atau yang ditanyakan pasien) sehingga lebih efisien dan tidak
membuang-buang waktu.
Source by :
http://hayyunaafy.wordpress.com/my-document/hambatan-komunikasi/
